Beredskabsplanlægning

I beredskabsplanlægning arbejder man blandt andet med at forebygge de hændelser, som ligger ud over den daglige drift, altså før-fasen. Det betyder, at man – gennem planlægning, uddannelse og træning – styrker sin robusthed og opbygger kapacitet til at håndtere hændelser og kriser (under-fasen), der kan true organisationens kritiske processer, så driften kan fortsætte. Når en hændelse udvikler sig til et punkt, hvor den ikke kan behandles ved hjælp af beredskabsplanlægningen, bør håndtering af hændelsen overgå til krisestyring.

Fra begyndelsen kan det være en udfordring at få overblik over, hvornår det er vigtigt at tage sine forbehold og i hvilket omfang man skal terrorsikre sin lokalitet. Foruden Den Menneskelige Faktor, kan Terrorsikringshåndbogen og risikoværktøjet hjælpe dig til at lave en indledende vurdering af din lokalitet eller organisations terrorsikringsbehov. For en fyldestgørende risikovurdering bør man dog altid søge assistance fra en uvildig sikkerhedsrådgiver.

Beredskabsplanlægning foregår på tre niveauer. Det strategiske niveau omhandler udformningen og vedligeholdelsen af strategier, politikker og planer. Her er det først og fremmest centralt, at ledelsen tager ansvar og tilsikrer, at vigtige funktioner og forretningsmål også kan opretholdes i tilfælde af en krise. Her kan det være en god idé at formulere en overordnet beredskabspolitik, som skal præcisere, hvad beredskabsplanlægningens formål er, samt hvem der forventes at tage del i beredskabsarbejdet.

På det taktiske niveau arbejder man med hvordan det strategiske arbejde udmundes i organisationen.

Som supplement til beredskabspolitikken kan der f.eks. udarbejdes et beredskabsprogram, som beskriver, hvordan man konkret arbejder med det, som er formuleret i politikken. Det kan f.eks. være prioritering af områder og organisering af ressourcer. Til sidst handler det operative niveau om, hvem der udfører opgaverne.

Udgangspunktet for planlægningen er at få kortlagt de kritiske funktioner for organisationen – altså, hvilke funktioner der er vigtigst for, at virksomheden kan opretholde sin markedsposition og undgå store tab. Kortlægningen omfatter både funktioner, medarbejdere, infrastruktur og produktion, og kan være udformet som en liste. Det er vigtigt, at denne liste holdes så kortfattet som muligt, og kun gælder de absolut nødvendige ressourcer.

Overordnet set, kan man forebygge, samt håndtere, en hændelse ved hjælp af henholdsvis sikringsforanstaltninger og påvirkning af personers adfærd. De fysiske og elektroniske foranstaltninger er ’hårde’ tiltag, som eksempelvis pullerter og adgangskontrol ved indgangen til et område. Det er dog vigtigt at bemærke, at hårde tiltag ikke kan stå alene. Når man har brugt tid og penge på den fysiske terrorsikring, bør man også indtænke beredskabet i tilfælde af en hændelse. Mange glemmer at afstemme uddannelsesniveau med udstyr. Derfor bør man sørge for, at brugerne af bygningen ved, hvad de skal gøre, og hvor de skal gå hen, hvis en hændelse indtræffer. Det kan man gøre gennem kommunikative tiltag, som eksempelvis skiltning af flugtveje og træning af personale. Husk, at disse tiltag er mindst ligeså vigtige som de sikringsforanstaltninger, du vælger at installere.

I efterspillet af en hændelse, er det vigtigt at være opmærksom på, at medarbejdere der har været tæt på en hændelse kan være stærkt påvirket på psyken. Det kan betyde, at der kan forekomme arbejdsnedsættelse, og at der skal tages ekstra hånd om dem.

Det er vigtigt at huske at skrive ind i planen, at man skal yde psykisk førstehjælp og tilbyde psykologhjælp i tiden efter, hvis medarbejdere har været vidne til en voldsom hændelse.

Det vil have stor betydning for virksomhedens ry og fortsatte drift, hvis ikke man tager sig af personer med fysiske, såvel som psykiske mén fra en hændelse eller en nærved-hændelse.

Hændelser og nærved-hændelser bør også evalueres og dokumenteres. Her beskrives hændelsesforløbet og hvordan man har håndteret hændelsen, så organisationen kan opnå læring og foretage forbedringer.